Stel je voor: je hebt zojuist een nieuwe baan gekregen. Gefeliciteerd! Je voelt je bijna als een kind in een speelgoedwinkel – opwinding, avontuur en misschien zelfs ook wel een beetje zenuwen? Na een spannende periode van sollicitatiegesprekken ben je volledig overtuigd geraakt bent van de functie. Je kijkt enorm uit naar de professionele uitdagingen die er op jou liggen te wachten en je mag na weken wachten echt beginnen… maar voordat je je schatkist aan professionele skills op de werkvloer kan laten zien, moet je eerst nog even door de inwerkperiode heen. Als die er is tenminste…
Wat is de betekenis van onboarding of inwerken?
Tijdens het onboardingsproces word je voorgesteld aan je nieuwe collega’s en leer je de bedrijfscultuur kennen. Je ontdekt waar de beste koffiemachine staat en welke printer wel of niet werkt – allemaal essentiële informatie natuurlijk 😉 Maar wat zorgt er nu voor dat jij als nieuwe collega jezelf écht welkom voelt? Dat gebeurt als de onboarding als een feest aanvoelt. Als je nieuwe collega’s niet alleen hun namen, maar ook hun persoonlijke verhalen met je delen. Een fijne inwerkperiode waarbij je je meteen op je gemak voelt omdat er ook aandacht is voor wie jij bent als mens. Zo voel jij je welkom, gezien én ben jij na jouw onboarding helemaal klaar om straks de wereld te veroveren (of in ieder geval je nieuwe werkplek)!
Maar waarom gaat ER IN HET ONBOARDINGsprocces dan zoveel fout?
Een bedrijf investeert wel in het aannemen van nieuw personeel maar verzuimt vervolgens om dan ook door te pakken. Geen inwerkprogramma en geen warm welkom. Alles voelt gehaast. Er is geen enkele structuur, begeleiding en enige fatsoenlijke communicatie ontbreekt. Je weet niet goed waar je aan toe bent en al helemaal niet waar je precies terecht kunt met je vragen. Al snel zie je door de bomen het bos niet meer en als nieuwe medewerker loop je er in het ergste geval al in de eerste week verloren bij. Iedereen is druk en met zichzelf bezig en gaat er vanuit dat een dagje uitleg en een laptop voldoende zijn om aan de slag te kunnen gaan. Een gemiste kans! Het is niet onwaarschijnlijk dat de door het bedrijf zo gewenste versterking (jij dus!) al snel het bedrijf verlaat. Het bedrijf kan opnieuw beginnen. En dat kost ze klauwen vol met geld. Dubbel zonde!
Wat is een goed onboarding programma dan wel?
Dat is voor elke bedrijf, functie en positie anders. Maar hoewel de onboarding-trajecten kunnen variëren in duur, intensiteit en specifieke inhoud zijn er wel degelijk overeenkomsten. Wat zijn eigenschappen van een onboarding die ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich gezien en gehoord voelen? Niemand wil een nummertje zijn. Het begint al met een warm welkom voordat je überhaupt begonnen bent. Want als er weken tussen het sollicitatiegesprek en de eerste werkdag zitten, is het toch fijn als je in die tussentijd wat hoort van je nieuwe werkgever? En als je dan begint, is het toch ook fijn als je het gevoel krijgt dat het bedrijf blij is dat jij voor ze wil komen werken? Dat je weet waar je terecht kunt met al je vragen en ziet welke tools, middelen en ondersteuning er zijn om je werk goed te kunnen doen. Daarnaast is het fijn om te weten waar je komt te zitten en welke faciliteiten en relevante afdelingen van het bedrijf er zijn. En nog belangrijker: wie je collega’s zijn met wie je straks héél veel tijd gaat doorbrengen.
Het draait dus om persoonlijke benadering…..
Vaak gaat de onboarding vooral over de hard skills, oftewel: met welke systemen ga je werken? Of trainingen in technische vaardigheden. Wij geloven dat het een win-winsituatie wordt als jouw nieuwe werkgever bereid is te investeren in een fantastisch onboarding-programma. Eentje waarbij jij je heel erg welkom voelt en zin hebt om dat stapje extra te zetten. Wat dan natuurlijk weer het bedrijfsresultaat ten goede komt 😉
Denk bijvoorbeeld aan training en opleiding in jouw onboarding. Altijd fijn als je als nieuwe medewerker wordt voorzien van specifieke training en opleidingen om je vertrouwd te maken met de taken en verantwoordelijkheden van je functie. Dit kan variëren van technische vaardigheden tot soft skills-training. Maar vooral dat laatste wordt vaak vergeten. Interactieve trainingen tijdens het onboarding-proces zijn veel effectiever (en leuker!) dan passief informatie over te brengen. Het is een aanmoediging voor jou als nieuwe collega om actief deel te nemen aan het leer- en inwerkproces. Toch? Door middel van praktische oefeningen en groepsactiviteiten krijgen nieuwe collega’s zoals jij de kans om jouw vaardigheden direct toe te passen en je comfortabel te voelen in je nieuwe functie. Fijn als jij zelfverzekerd aan jouw nieuwe start kan beginnen. Een onboarding-traject op deze manier benaderen vergroot per definitie jouw betrokkenheid en zorgt voor een snellere ontwikkeling van de benodigde kennis en vaardigheden. Het klinkt zo logisch maar het belang van een onboarding inclusief persoonlijke ontwikkeling, oftewel jouw soft skills, wordt nog door veel bedrijven onderschat.
Persoonlijke coaching voor individuele groei
Naast interactieve trainingen is ook persoonlijke coaching belangrijk voor jou en al jouw andere nieuwe collega’s. Want elk individu heeft natuurlijk unieke behoeften en uitdagingen en zal zich moeten aanpassen aan een nieuwe werkomgeving. Door middel van persoonlijke coaching kunnen jullie je richten op jullie specifieke doelen, obstakels overwinnen en jullie potentieel volledig benutten. Deze individuele begeleiding draagt bij aan het vergroten van jullie zelfvertrouwen en motivatie, wat vervolgens dan weer automatisch resulteert in een snellere integratie en hogere prestaties.
Creëren van een positieve teamspirit
Een goede onboarding kost meer dan 1 laptop en 1 dag. Belangrijk is het creëren van een positieve en verbindende teamspirit. Een werkomgeving waarin nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen. Door trainingen, teambuildingactiviteiten, samenwerkingsprojecten en sociale evenementen te organiseren waarbij banden tussen collega’s versterkt worden en een gevoel van saamhorigheid wordt gecreëerd. Dit draagt bij aan een productieve werkomgeving waarin medewerkers elkaar ondersteunen, ideeën delen en samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken. En dat kost natuurlijk tijd en geld. Maar 1 ding is zeker: weer een vacature moeten plaatsen kost nog veel meer.
En verder?
Naast het persoonlijke deel is er natuurlijk ook duidelijkheid nodig omtrent de hard skills. Pure informatie en documentatie. Fijn als voor jou relevante informatie en documentatie, zoals een handboek voor werknemers, bedrijfspolitiek, procedures, IT-systemen en andere interne richtlijnen duidelijk zijn en dat jij en je nieuwe collega’s weten hoe het bedrijf werkt en welke normen en waarden, visie en missie er vanuit het bedrijf zijn.
En ook de onvermijdelijke introductie van de bedrijfssystemen mag voor jullie niet ontbreken. Goede training in het gebruik van de specifieke software, tools en systemen die binnen het bedrijf worden gebruikt, zoals CRM-systemen, projectmanagementtools, interne communicatieplatforms, enzovoort.
Nadat de diverse stappen van de onboarding doorlopen zijn, is het uiteraard van groot belang dat jouw nieuwe werkgever goed met jou in contact te blijft. Dat er ruimte is voor feedback en samen regelmatig evaluatiemomenten te plannen om met elkaar te kijken hoe het gaat. Dit biedt een goede gelegenheid om eventuele problemen aan te pakken, verwachtingen te managen en verdere ondersteuning te bieden indien jij dat nodig hebt.
Conclusie
Zoals gezegd is elk bedrijf anders en daarom is er ook niet één vorm van onboarding of de juiste volgorde van de stappen. Maar als je wilt dat nieuwe medewerkers een vliegende start krijgen is een goede onboarding een must. En daarbij staat een persoonlijke aanpak en aandacht wat ons betreft altijd centraal. Door middel van interactieve trainingen en persoonlijke coaching zorgt een goede onboarding ervoor dat nieuwe medewerkers alles krijgen wat ze nodig hebben om zich helemaal HAPPY te voelen in hun nieuwe rol. Dankzij een juiste aanpak hierin kan jouw bedrijf de integratie en betrokkenheid van nieuwe medewerkers verbeteren, wat resulteert in een productievere en gelukkigere werkomgeving. En een positieve en betrokken werkomgeving is natuurlijk de sleutel tot succes voor elk bedrijf.
